武昌首义学院--学校办公室

第一章  总  则

第一条  为推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，进一步提高公文处理工作质量和效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）和《教育部公文处理规定》（教办〔2013〕7号），结合本校实际，制定本办法。

第二条  本办法适用于武昌首义学院各级党政机关公文处理工作。

第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列工作。其主要任务是：公文的起草、审核、签发、印制、核发；公文的办理和传递；公文的立卷与归档；公文的管理等。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  学校办公室是学校公文处理的管理机构，主管以学校党委、行政和学校名义制发的各类公文并负责指导全校各单位的公文处理工作。

第六条 各职能部门和各院（系）均应配备专人从事公文处理工作。公文处理人员应当忠于职守、廉洁正派，具备相关专业知识。

第二章  行文

第七条  学校公文主要有决定、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等十一种。

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销有关单位不适当的决定。

（二）通告。适用于公布校内各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知。适用于发布规章，任免和聘用干部，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，发布要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（四）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（五）议案。适用于学校教职工代表大会向学校提请审议事项。

（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。不得在“报告”中夹带请示事项。

（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。“请示”应当一事一文，原则上只写一个主送单位，不得多头主送，如需同时送多个单位，应当用抄送形式。

（八）批复。适用于答复校内各单位和部门的请示事项。

（九）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第八条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和操作性。

严格控制公文数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关部门已明确任务的；对工作表态、没有实质性内容、可发可不发的；某项工作的政策已经明确，执行过程中出现了新情况、新问题但没有新的措施或办法，只作一般性号召或者重申已有规定、要求的。

第九条 根据发文单位与收文单位之间的行文关系，学校公文分为上行文、下行文和平行文。

（一）上行文。向上级机关的行文，一般用请示、报告等文种。上行文原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级单位，不抄送下级单位。

（二）下行文。对下级单位的行文，一般用决定、通告、通知、通报、批复、意见等文种。

（三）平行文。同级或不相隶属的单位之间行文，一般用函、意见、通知等文种。

第三章  公文起草

第十条 起草公文必须严肃认真，应当遵循以下原则：符合党和国家的法律法规以及党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接；一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；观点鲜明、主题突出、内容简洁、表述准确、文风清新。

第十一条 公文起草应当做到：

（一）文种正确，格式规范。应当使用国家法定计量单位；公文中的数字，除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

公文起草的具体格式要求应参照《武昌首义学院文件印制格式标准》。

（二）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当以阿拉拍数字写明具体的年、月、日。

（三）文内使用非规范化简称，应当在第一次出现时使用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十二条 公文应当由学校各部门内掌握政策、熟悉业务、了解全局的人员负责起草。重要政策性公文应当由部门负责人亲自起草或主持起草。

第十三条 严格控制公文篇幅，倡导：“短、实、新”文风。公文正文一般控制在1500字以内。报送上级机关的请示或报告，正文不超过3000字，如上级机关有具体规定，则按规定具体执行。

第十四条 起草公文时，内容涉及学校其他职能部门或教学单位的，主办单位应当主动与有关单位协商，取得一致意见后行文。经协商不能取得一致意见的，主办单位应当列明各方意见及理据，提出建设性意见，连同文稿一并送学校办公室核报主管校领导协调或审定。

第十五条  所有公文须按政府信息公开有关规定确定公开属性，除涉密公文或者有特殊要求外，应当主动公开。

涉密公文应当由主办单位提出密级和保密期限的初步意见后，送学校保密办进行定密审核。

第四章 公文报批

第十六条 严格实行公文分级分工审核制度。学校各单位报请审批的公文，由单位负责人按职责审核把关，原则上由单位负责人签名，经学校办公室登记审核后呈送分管校领导审批。

第十七条 公文不得越级报送、多头分送或者横传直送，避免出现交叉批示、体外循环、逆向流传等情况。校领导原则上不直接接收各单位报送的未经学校办公室登记审核的公文。

第十八条 准确规范使用学校“公文拟稿纸”和“校内请示、报告呈阅单”，保持页面整洁，除手写内容外，一般使用3号仿宋体字打印。签名应书写规范，清晰可辨，同时必须标注签名日期。

第十九条 拟印发公文须经学校办公室核稿。审核重点：行文理由是否充分，行文依据是否准确；公文格式和行文规则是否符合规定；内容是否符合国家法律法规及有关规定；发文意图是否完整准确体现；同现行有关公文是否相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行，具有可操作性；涉及其他单位的职能是否经过协商会签；合法性审查和风险评估是否符合规定；公开属性是否标注准确；密级确定是否符合有关规定；紧急程度是否合适；附件是否齐备、题目是否一致；遣词造句、文字表达、标点符号、层次序数等是否准确规范等。

第二十条 经审核符合报批要求的公文，由学校办公室按程序报分管校领导批示。对于不符合报批要求的，标明理由退回主办单位在规定时间内重新办理。

第二十一条 学校办公室对学校各单位报送的公文应当及时审核、报批。普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时审核。

分管校领导对报请批示的各类公文，要及时批阅。普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时批阅。

对有具体请求事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他圈阅或者签名视为同意；没有请求事项的，圈阅或者签名表示已阅知。

第五章  公文印发

第二十二条 签发后的公文在印发前须经学校办公室复核。复核重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范，内容是否有遗留问题等。

第二十三条 学校办公室对复核后的公文进行核对，确认无误后送印。普通公文印制期限一般不超过2个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应当及时印制。

第二十四条 公文印发要保证时效性并厉行节约。公开属性为主动公开和依申请公开的，原则上以电子公文方式在学校内网上公布，供学校各单位下载。以电子公文方式公开的公文，除印制少量存档外，不再印发纸质公文。电子公文应在1个工作日内在内网发布，特急电子公文应当立即发布。

第六章  收文办理

第二十五条  受理单位为武昌首义学院的公文由学校办公室统筹办理。

第二十六条 收文办理的程序包括签收、登记、初审、批办、承办、办结。

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签收，并注明签收时间。

（二）登记。由学校办公室在来文登记簿上登记，并详细纪录公文的主要信息。

由于电子政务的普及，部分单位采取网站公开的方式颁发公文，或以计算机软件、通信网络等方法，将电子公文有针对性地发送至学校相关部门。因此，凡涉及学校重大事项、需要校领导批办的文件，一律交由学校办公室集中处理，获得该文件的部门应及时主动将文件移交至学校办公室登记。

（三）初审。由学校办公室工作人员填写“文件传阅单”，提出拟办意见，呈校领导批示。

（四）批办。校领导根据公文内容、要求和工作需要提出批示和工作要求，需两个以上部门协同办理的，应当明确主办部门。学校办公室将公文转送传阅对象阅知或者办理。学校办公室办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延传。

（五）承办。公文承办单位和个人应按照领导批示和公文要求认真、及时办理。法律法规有明确规定或者来文有明确时限要求的，应当在规定时限内办理完毕。学校办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（六）办结。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文管理

第二十七条  公文须及时立卷、归档。具体按学校档案管理工作要求执行。

第二十八条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第二十九条 拟制、修改和签批公文，书写及利用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第三十条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十一条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件单位机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第三十二条 涉密公文应当由学校保密办按照有关规定确定密级。需要变更或者解除密级的，应当由学校保密办履行相关程序。

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

未经发文单位或者上级机关同意，不得转发涉密公文，不得变更密级、保密期限。

第三十三条  复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经学校领导批准。绝密公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十四条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级机关根据职权范围和有关法律规定决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十五条  新设立的单位应当向学校办公室提出发文立户申请，经审查符合条件的，明确其发文字号。

第三十六条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章   附则

第三十七条  本办法由学校办公室负责解释。

第三十八条  本办法自发布之日起施行，原《华中科技大学武昌分校公文处理实施细则》（校发〔2003〕023号），《华中科技大学武昌分校内公文处理规范化的若干规定》（校办发〔2009〕5号）同时废止。

附件：武昌首义学院公文版头

附件：

武昌首义学院公文版头

公文版头特指公文首页格式化的发文机关标志。武昌首义学院公文版头由学校办公室统一拟制。

一、“中共武昌首义学院委员会文件”。适用于：向上级党组织请示、报告工作；传达、贯彻党的方针政策；转发党中央文件；对校内工作做出重大工作部署；对相关党组织进行评先表彰；任免党务工作干部及批复党总支班子成员的调整等。编“院党〔公元年份〕×号”。

二、“中共武昌首义学院委员会组织部”。适用于学校党委组织部向上级党组织请示、报告工作；组织布置党务工作或活动；批复党支部班子成员的调整等。编“院党组〔公元年份〕×号”。

三、“武昌首义学院”。分为上行文、下行文和函件格式版头三种。上行文版头适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，向上级机关请求指示、批准。下行文版头适用于贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关的文件，颁布学校重要规章制度，公布学校发展规划、年度工作要点，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项；函件格式版头用于学校因具体工作需要以函的形式制发的公文。上行文版头编“院发〔公元年份〕×号”、“院教〔公元年份〕×号”、院学〔公元年份〕×号等；下行文版头编“院发〔公元年份〕×号”、“院教〔公元年份〕×号”、“院人〔公元年份〕×号”、“院职改办〔公元年份〕×号”、“院学〔公元年份〕×号”、“院档〔公元年份〕×号”、“院设〔公元年份〕×号”、“院图〔公元年份〕×号”、“院总〔公元年份〕×号”、“院科〔公元年份〕×号”、“院保〔公元年份〕×号”、“院退学〔公元年份〕×号”、“院学处〔公元年份〕×号”等；函件版头编“院函〔公元年份〕×号”。

四、“共青团武昌首义学院委员会”。适用于：由学校团委组织、发起的活动，以及评优表彰等有关具体事项。编“院团〔公元年份〕×号”。

五、“武昌首义学院理事会文件”。适用于：学校理事会发布的机构设置、人事任免、理事会纪要等。编“院理发〔公元年份〕×号”。

六、“武昌首义学院办公室文件”。适用于：以学校办公室名义就有关具体事项向全校各部门布置具体工作，发布校长办公会纪要、奖励委员会纪要、节假日放假通知、校内大型活动通知等。编“院办发〔公元年份〕×号”。